Eingangsszenario

Du betreibst einen gemütlichen kleinen Familienbetrieb. Bislang nimmst du Buchungen vor allem per Telefon oder E-Mail entgegen. Eines Abends ruft ein Gast an, doch dein Betrieb ist bereits geschlossen – er erreicht dich nicht. Am nächsten Morgen hörst du seinen Anrufbeantworter: Der Gast hat inzwischen woanders gebucht, weil er sofort online reservieren konnte. Du fragst dich, ob es nicht an der Zeit ist, selbst online buchbar zu werden.

Die Lerneinheit als Video:

Gäste erwarten Online-Buchungsmöglichkeiten

In der heutigen digital geprägten Welt ist es nahezu selbstverständlich, dass touristische Angebote online buchbar sind. Bereits seit einigen Jahren werden über die Hälfte aller Urlaubsreisen online gebucht – Tendenz steigend. Für viele Gäste gehört es zum Standard, von zuhause oder unterwegs eine Unterkunft oder ein Erlebnis sofort und bequem online buchen zu können. Insbesondere jüngere Reisende und internationale Gäste informieren sich fast ausschließlich im Internet und möchten rund um die Uhr buchen können, ohne auf Öffnungszeiten zu achten. Wenn dein Angebot nicht online buchbar ist, läufst du Gefahr, dass potenzielle Gäste abspringen und zur Konkurrenz wechseln, die einen Klick weiter direkt buchbar ist. Heutzutage gilt: Online präsent und buchbar zu sein ist unabdingbar, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Mehr Sichtbarkeit und Reichweite

Onlinebuchbarkeit erhöht die Sichtbarkeit deines Betriebs erheblich. Viele Reisende nutzen Buchungsportale und Suchmaschinen, um Angebote zu finden und zu vergleichen. Bist du auf mehreren dieser Plattformen vertreten, erscheinst du in deutlich mehr Suchergebnissen. Zudem kennen Gäste nach einer ersten Entdeckung deinen Namen und können gezielt nach deiner eigenen Website suchen. Wenn du dort eine Direktbuchungsmöglichkeit anbietest, spart ihr beide die Provision der Vermittler. Insgesamt erreichst du Gäste aus anderen Regionen oder Ländern viel einfacher. Deine Reichweite steigt – und damit deine Chancen auf mehr Buchungen.

Effizienz für Gäste und Gastgeber

Online-Buchungen sind schnell und unkompliziert – für beide Seiten. Der Gast erhält innerhalb von Sekunden eine Bestätigung mit allen relevanten Infos, und auch du hast sofort alle Daten digital vorliegen. Wartezeiten entfallen. Dadurch sinkt die Hemmschwelle, überhaupt zu buchen. Besonders für die unter 70-Jährigen ist der digitale Buchungskanal längst die bevorzugte Methode. Auch du profitierst: Die Buchung wird automatisiert abgewickelt, Fehler durch manuelle Eingaben werden reduziert. Bei Erlebnisangeboten wie Führungen oder Museumstickets gilt das Gleiche: Der Ticketverkauf vor Ort entfällt, du kannst Besucherströme besser planen.

Immer und überall buchbar

Ein großer Vorteil der Onlinebuchung ist die 24/7-Verfügbarkeit. Deine Gäste können buchen, wann immer es ihnen passt – abends, früh morgens oder mitten in der Nacht. Diese ständige Buchungsmöglichkeit erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich auch ein unentschlossener Interessent für dein Angebot entscheidet. Außerdem bieten viele Systeme flexible Zahlungsoptionen an – Kreditkarte, PayPal, Überweisung. Du erhältst dein Geld meist schon vor Anreise, der Gast fühlt sich abgesichert, du hast weniger Aufwand.

Vertrauen durch Bewertungen

Online buchbar zu sein bedeutet oft auch: sichtbar für Bewertungen zu sein. Viele Reisende verlassen sich auf die Erfahrungen anderer. Positive Bewertungen – und ein professioneller Umgang mit Kritik – stärken das Vertrauen in deinen Betrieb. Bitte zufriedene Gäste gezielt um eine Bewertung und antworte transparent auf Rückmeldungen. So schaffst du Vertrauen bei zukünftigen Gästen – und hebst dich von Betrieben ab, die keine Onlinepräsenz mit Feedbackfunktion haben.

Praxisaufgabe:

Diese Bestandsaufnahme zeigt dir, wo du ansetzen kannst, um online buchbar zu werden:

• Versetze dich in die Rolle eines Gastes, der deinen Betrieb noch nicht kennt.
• Suche online nach deinem Angebot – findest du es? Prüfe, ob du als potenzieller Gast jetzt sofort eine Buchung vornehmen könntest.
• Wenn nein, notiere dir, warum es nicht geht: Fehlt eine Online-Buchungsfunktion auf deiner Website? Bist du auf keinem Buchungsportal zu finden?
• Überlege dir im Anschluss konkrete Schritte: Zum Beispiel, welche Plattformen für dich in Frage kommen oder welcher Ansprechpartner (Tourismusverband, Digitalisierungs-Coach) dich unterstützen kann.

Weiterführende Informationen:

• Tourismuskonzept Regensburg: Hier klicken
• Wienerwald Tourismus – 4 Gründe für Online-Buchbarkeit: Hier klicken
• ADAC Tourismusstudie - Reiseverhalten im Wandel: Hier klicken

Abschlussszenario:

Du hast nun erkannt, warum Online-Buchbarkeit kein Luxus mehr ist, sondern zur Grundausstattung eines modernen Betriebs gehört. Im nächsten Modul schauen wir uns an, auf welchen Plattformen Gäste bevorzugt buchen – und welche davon für dich relevant sein könnten.

Eingangsszenario

Seit du ein Online-Buchungssystem nutzt, fragst du dich, wie all die Daten zwischen deinen verschiedenen Tools synchronisiert werden. Du pflegst Verfügbarkeiten im Buchungssystem – aber was ist mit deinem Hotelprogramm (PMS)? Und werden die Buchungen automatisch ans Gästekarten-System gemeldet? Schnittstellen sind hier das Zauberwort. Diese Lerneinheit zeigt dir, wie deine Systeme miteinander reden und dir händische Arbeit abnehmen.

Die Lerneinheit als Video:

Wie Systeme miteinander reden

Im Idealfall sollst du Informationen nur einmal eingeben müssen. Genau hier kommen Schnittstellen ins Spiel: Das sind Verbindungen zwischen deinen digitalen Systemen, die einen automatisierten Datenaustausch ermöglichen. Stell dir vor, dein Buchungssystem ist das Herz – die Schnittstellen sind die Adern, die es mit anderen Organen verbinden. Änderungen in einem System werden automatisch an ein anderes übermittelt. Das verhindert Fehler und spart Zeit. Ohne Schnittstellen müsstest du jede neue Buchung manuell mehrfach eintragen – ein aufwändiger und fehleranfälliger Prozess.

Channel-Manager: Verfügbarkeit überall aktuell

Eine der wichtigsten Verbindungen ist die zum Channel-Manager. Dieses Tool steuert Verfügbarkeiten und Preise gleichzeitig auf mehreren Buchungsplattformen. Über eine Schnittstelle sendet dein Buchungssystem z. B. „Zimmer frei vom 1.–5. August“ an den Channel-Manager – und dieser verteilt die Info an Booking.com, Airbnb, Expedia oder andere Plattformen. Kommt über einen dieser Kanäle eine Buchung rein, wird die Verfügbarkeit überall automatisch angepasst. So vermeidest du Doppelbuchungen. Moderne Systeme haben entweder einen Channel-Manager integriert oder bieten eine Schnittstelle dafür an. Für dich bedeutet das: einmal Daten pflegen – überall aktuell sein.

PMS und CRM: Vom Online-Buchungstool ins Büro

Schnittstellen zum PMS (Property Management System) ermöglichen, dass Online-Buchungen direkt in deinem Hotelverwaltungsprogramm landen. Nutzt du dein PMS für Rechnungen, Zimmerpläne oder Meldescheine, sparst du dir dadurch doppelte Arbeit.
Ebenso hilfreich ist eine Verbindung zum CRM (Customer Relationship Management): Gästedaten aus dem Buchungssystem fließen automatisch ins CRM, wo du sie z. B. für E-Mail-Kampagnen nach dem Aufenthalt verwenden kannst.
Datenschutz und Datensicherheit stehen dabei immer im Vordergrund – der Austausch erfolgt nur zwischen berechtigten Systemen und verschlüsselt.

Gästekarten und Co.: besondere Integrationen

Manche Regionen bieten digitale Gästekarten-Systeme an, bei denen Gäste automatisch eine Vorteilskarte erhalten. Schnittstellen sorgen dafür, dass Aufenthaltsdaten dorthin gemeldet werden – oft über das PMS oder direkt aus der Buchungsplattform.

Auch andere Systeme können angebunden werden, zum Beispiel:

• Feratel Deskline: Meldet Gästekartendaten an zentrale Datenbank
• Statistik-Software: Liefert automatisierte Berichte zu Buchungen und Belegung
• Self-Check-in-Systeme: Erhalten relevante Buchungsinformationen
• Elektronische Türsysteme: Aktivieren Zugangscodes basierend auf Buchung
• Channel-Manager: Aktualisieren Plattformen automatisch

Fast jeder Schritt lässt sich heute digital verknüpfen – wenn die passende Schnittstelle vorhanden ist. Viele Anbieter werben damit, mit welchen Systemen sie kompatibel sind – prüfe diese Angaben sorgfältig.

Dein digitaler Helferkreis

Wenn alle deine digitalen Werkzeuge miteinander vernetzt sind, sparst du wertvolle Zeit und vermeidest unnötige Fehler. Du musst Preise oder Verfügbarkeiten nicht mehr doppelt pflegen und hast alle Daten an einem Ort.
Nimm dir Zeit, die verfügbaren Schnittstellen in deinem System zu erkunden. Sprich mit deinem Anbieter oder dem Tourismusverband: Welche Integrationen sind bereits eingerichtet? Welche wären für dich sinnvoll? Jeder automatisierte Arbeitsschritt verschafft dir Freiräume – für deine Gäste, für Qualität, für weniger Bildschirmzeit.

Feratel-Schnittstellen im Mühlviertel:

Im Mühlviertel steht Unterkunftsbetrieben das System Feratel Deskline zur Verfügung. Darüber lassen sich Schnittstellen zu Hotelprogrammen, Desklines und Channel-Managern einrichten. Diese automatisierten Verbindungen ermöglichen eine effiziente Datenweitergabe – z. B. an dein PMS oder externe Buchungsplattformen. Für den Einstieg lohnt sich ein Gespräch mit dem Tourismusverband oder deinem Systemanbieter. 

Praxisaufgabe:

Erstelle eine einfache Liste deiner digitalen Systeme und Tools (z. B. Buchungsplattform, Channel-Manager, PMS, Gästekarte). Notiere, welche dieser Systeme bereits miteinander kommunizieren – und wo du Lücken erkennst. Gibt es Bereiche, in denen du Daten doppelt einpflegen musst? Überlege dir zwei Schnittstellen, die deinen Alltag erleichtern würden (z. B. „Buchungssystem ↔ Gästekarte“ oder „PMS ↔ Channel-Manager“). Recherchiere anschließend, ob dein System diese Verbindungen anbietet – und wie du sie aktivieren könntest.

Weiterführende Informationen:

• Was ist ein Channel Manager? (Leitfaden für Hoteliers): Hier klicken
• Integrationen & Schnittstellen zu PMS & Co (happyhotel): Hier klicken
• Digitaler Meldeschein & Gästekarte – Beispiel feratel: Hier klicken

Abschlussszenario:

Gut vernetzt zu sein zahlt sich aus: Du hast nun verstanden, wie Schnittstellen dir den Arbeitsalltag erleichtern.

Eingangsszenario

Du führst einen großartigen Betrieb – vielleicht eine gemütliche Frühstückspension oder ein charmantes Wirtshaus. Deine Gäste kommen gerne wieder und erzählen Freunden davon. Doch was passiert, wenn ein potenzieller Gast dich online sucht – und nichts findet? In dieser Lerneinheit erfährst du, warum eine eigene Webseite weit mehr ist als eine digitale Visitenkarte. Sie ist die zentrale Plattform für deine Sichtbarkeit, dein Vertrauen und deine Unabhängigkeit im Internet.

Die Lerneinheit als Video:

Was ist ein Buchungssystem?

Ein Buchungssystem ist eine Software, mit der deine Unterkunft oder dein Erlebnisangebot online für Gäste buchbar gemacht wird. Stell es dir als digitalen Empfang vor: Gäste können auf einer Webseite Verfügbarkeit prüfen, Preise sehen und direkt reservieren – rund um die Uhr. Für dich übernimmt das System die Verwaltung dieser Buchungen und hält Daten wie freie Zimmer oder Termine aktuell. So ersparst du dir Telefonate und E-Mails, weil vieles automatisch im Hintergrund läuft. Ein gutes Buchungssystem zeigt verlässliche Echtzeit-Informationen, damit Gäste sofort sehen, ob bei dir noch etwas frei oder direkt buchen können.

Beispiele: von Feratel bis zur Eigenlösung

In der Praxis gibt es verschiedene Buchungssysteme:

• Feratel Deskline: Wird häufig in Destinationen mit regionalem System genutzt

• TOMAS: Plattform zur Bündelung von Unterkünften und Erlebnissen

• DIRS21 oder HRS Destination Solutions: Beliebt bei Hotels und Ferienwohnungen

• Eigene Lösungen: Individuelle Buchungsmaschinen oder Hotelsoftware auf der eigenen Website.

Wichtig ist, dass du überhaupt online buchbar bist – unabhängig davon, welches System du nutzt.

Zentrale Lösung oder individueller Weg?

Ob du ein gemeinsames System mit deiner Destination nutzt oder selbst eines wählst, hängt von deiner Situation ab. Wenn deine Region ein offizielles Buchungssystem anbietet (etwa über den Tourismusverband), hat das Vorteile: Dein Betrieb erscheint auf der regionalen Website in der Suche nach freien Unterkünften. Gäste, die dort stöbern, können dich direkt finden und buchen. Oft gibt es auch Unterstützung bei der Erstschulung und dem technischen Support.

Diese Systeme sind meist kostengünstig; oft fällt nur bei erfolgreicher Buchung eine Provision an. Entscheidest du dich für ein eigenes System, trägst du mehr Verantwortung, hast aber auch mehr Kontrolle – etwa über Design, Funktionalität oder Verknüpfungen mit anderen Tools. Viele Betriebe beginnen mit dem regionalen System und steigen später auf eine individuelle Lösung um.

Alle Wege führen zur Online-Buchung

Ob Feratel, DIRS21 oder ein individuelles Tool – letztlich zählt, dass dein Angebot online sichtbar und buchbar ist. Viele Buchungssysteme sind heute mit weiteren Tools vernetzt, z. B. mit einem Channel-Manager, der deine Verfügbarkeiten automatisch an Portale wie Booking.com weitergibt.

Wichtig ist:

• Du solltest dich mit deinem System wohlfühlen

• Lerne aus den Erfahrungen anderer Betriebe

• Teste unterschiedliche Lösungen – viele Anbieter bieten kostenlose Probezugänge

Das Ziel ist klar: Deine Gäste sollen mit wenigen Klicks buchen können, ohne Hürden. Hast du das passende Buchungssystem im Einsatz, bedeutet das für dich mehr Unabhängigkeit und Effizienz – und für deine Gäste mehr Komfort.

Zentrale Systeme für Unterkunftsbetriebe im Mühlviertel:

Für Unterkunftsbetriebe im Mühlviertel wird das Buchungssystem Feratel eingesetzt. Wenn du Betten anbietest, kannst du deinen Betrieb dort einpflegen und über die regionale Plattform buchbar machen. Ergänzend dazu wird die Tourdata-Datenbank genutzt, um deinen Betrieb auf der Website korrekt darzustellen. Die Datenpflege ist allerdings nur in Feratel im WebClient notwendig. Achte darauf, dass deine Daten im WebClient regelmäßig gepflegt sind – das erhöht deine Sichtbarkeit und Buchungschancen. 

Praxisaufgabe:

Finde heraus, welches Buchungssystem in deiner Region empfohlen oder verwendet wird. Erkundige dich bei deinem Tourismusverband oder bei Kollegen, welche Erfahrungen sie mit Feratel, DIRS21 oder anderen Lösungen gemacht haben. Falls du schon online buchbar bist, überprüfe, ob dein Eintrag aktuell und ansprechend ist – etwa mit allen wichtigen Infos und Bildern. Falls nicht, notiere dir drei Fragen, die du an einen System-Anbieter oder erfahrene Kollegen stellen möchtest (zum Beispiel: „Wie pflege ich Preise ein?“ oder „Welche Kosten kommen pro Buchung auf mich zu?“). Diese Vorbereitung hilft dir, das für dich passende System zu wählen und optimal zu nutzen.

Weiterführende Informationen:

• Destination Management Systeme im Vergleich (Feratel vs. TOMAS): Hier klicken
• Online Buchungssystem: Top 5 Auswahlmerkmale (Octorate): Hier klicken
• HRS Destination Solutions – Überblick: Hier klicken

Abschlussszenario:

Nachdem du nun einen Überblick über verschiedene Buchungssysteme gewonnen hast, kannst du besser einschätzen, welche Lösung zu dir passt. Im nächsten Modul schauen wir uns an, wie dein gewähltes System mit anderen Tools zusammenspielt – denn die besten Ergebnisse erzielst du, wenn all deine digitalen Helfer an einem Strang ziehen.